Setelah pada postingan saya yang sebelumnya telah dijelaskan tentang pengertian dari sistem secara umum, kali ini saya akan menjabarkan tentang Sistem Informasi. Kita harus mengetahui konsep dasar dari informasi sebelum melangkah lebih lanjut.

Konsep Dasar Informasi:
Informasi: data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta, suatu nilai yang bermanfaat. Jadi ada suatu proses transformasi data menjadi suatu informasi == input – proses – output.

Data: merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data sangat relatif tergantung pada nilai gunanya bagi manajemen yang memerlukan. Suatu informasi bagi level manajemen tertentu bisa menjadi data bagi manajemen level di atasnya, atau sebaliknya.

Representasi informasi: pelambangan informasi, misalnya: representasi biner.

Kuantitas informasi: satuan ukuran informasi. Tergantung representasi. Untuk representasi biner satuannya: bit, byte, word dll.

Kualitas informasi: bias terhadap error, karena: kesalahan cara pengukuran dan pengumpulan, kegagalan mengikuti prosedur prmrosesan, kehilangan atau data tidak terproses, kesalahan perekaman atau koreksi data, kesalahan file histori/master, kesalahan prosedur pemrosesan ketidak berfungsian sistem.

Umur informasi: kapan atau sampai kapan sebuah informasi memiliki nilai/arti bagi penggunanya. Ada condition informasion (mengacu pada titik waktu tertentu) dan operating information (menyatakan suatu perubahan pada suatu range waktu).

Kualitas Informasi ; tergantung dari 3 hal, yaitu informasi harus :
•  Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya.
•  Tetap pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.
•  Relevan, berarti informasi tersebut menpunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda.

Nilai Informasi ; ditentukan dari dua hal,  yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Pengukuran nilai informasi  biasanya dihubungkan dengan analisis cost effectiveness atau cost benefit.

Definisi Sistem Informasi:
Suatu sistem terintegrasi  yang mampu menyediakan informasi yang bermanfaat bagi penggunanya.
Atau ;
Sebuah sistem terintegrasi atau  sistem manusia-mesin, untuk menyediakan informasi untuk mendukung  operasi, manajemen dalam suatu organisasi.

Sistem ini memanfaatkan perangkat keras dan perangkat lunak komputer, prosedur manual, model manajemen dan basis data.

Dari definisi di atas terdapat beberapa kata kunci :
1.  Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin
–  Berbasis komputer: perancang harus memahami  pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi
–  Sistem manusia mesin: ada  interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem.
2.  Sistem basis data terintegrasi
–  Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing) dalam sebuah data base manajemen system.
3.  Mendukung Operasi
–  Informasi yang diolah dan di hasilkan digunakan untuk mendukung operasi organisasi.

Istilah Sistem Informasi
= Manajemen Information System
= Information Processing System
= Information Decision System
= Information System

Semuanya mengacu pada sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi.

Menurut Robert A. Leitch ; sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Komponen Fisik Sistem Informasi:
1.  Perangkat keras komputer: CPU, Storage, perangkat  Input/Output, Terminal untuk interaksi, Media komunikasi data
2.  Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasi dan utilitinya), perangkat lunak umum aplikasi (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi akuntansi dll).
3.  Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
4.  Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
5.  Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:
–  Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator);
–  First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.
–  Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
–  Management: untuk pembuatan laporan berkala,  permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang.

Hubungan pengelola dengan sistem informasi
Pengelola sistem informasi terorganisasi dalam suatu struktur manajemen. Oleh karena itu bentuk / jenis sistem informasi yang diperlukan sesuai dengan level manajemennya.

Manajemen Level Atas: untuk perencanaan strategis, kebijakan dan pengambilan keputusan.
Manejemen Level Menengah: untuk perencanaan taktis.
Manejemen Level Bawah: untuk perencanan dan pengawasan operasi
Operator: untuk pemrosesan transaksi dan merespon permintaan.

Untuk pengembangan sebuah sistem informasi  diperlukan struktur manajemen organisasi personil.

Strutktur dasarnya:
– Direktur Sistem Informasi
– Manajer Pengembangan Sistem
– Analis Sistem
– Programmer
– Manejer Komputer dan Operasi.
– Variasi struktur manajemen sangat tergantung pada Managerial Efficiency vs User Service.

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI
Perancangan sistem informasi merupakan pengembangan sistem baru dari sistem lama yang ada, dimana masalah-masalah yang terjadi pada sistem lama diharapkan sudah teratasi pada sistem yang baru.

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI
(SYSTEM DEVELOPMENT LIFE CYCLES – SDLC)
Secara konseptual siklus pengembangan sebuah sistem informasi adalah sbb :
1.  Analisis Sistem: menganalisis dan mendefinisikan masalah dan kemungkinan solusinya untuk sistem informasi dan proses organisasi.
2.  Perancangan Sistem: merancang output, input, struktur file, program, prosedur, perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem informasi
3.  Pembangunan dan Testing Sistem: membangun perangkat lunak yang diperlukan untuk mendukung sistem dan melakukan testing secara akurat. Melakukan instalasi dan testing terhadap perangkat keras dan mengoperasikan perangkat lunak
4.  Implementasi Sistem: beralih dari sistem lama ke sistem baru, melakukan pelatihan dan panduan seperlunya.
5.  Operasi dan Perawatan: mendukung operasi sistem informasi dan melakukan perubahan atau tambahan fasilitas.
6.  Evaluasi Sistem: mengevaluasi sejauih mana sistem telah dibangun dan seberapa bagus sistem telah dioperasikan.

Siklus tersebut berlangsung secara berulang-ulang. Siklus di atas merupakan model klasik dari pengembangan sistem informasi. Model-model baru, seperti prototyping, spiral, 4GT dan kombinasi dikembangkan dari model klasik di atas.

ANALISIS SISTEM
Alasan pentingnya mengawali analisis sistem:
1.  Problem-solving: sistem lama tidak berfungsi sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu analisis diperlukan untuk memperbaiki sistem sehingga dapat berfungsi sesuai dengan kebutuhan.
2.  Kebutuhan baru: adanya kebutuhan baru dalam organisasi atau lingkungan sehingga diperlukan adanya modifikasi atau tambahan sistem informasi untuk mendukung organisasi.
3.  Mengimplementasikan ide atau teknologi baru.
4.  Meningkatkan performansi sistem secara keseluruhan.

Batasan Analisis Sistem:
Aktifitas yang dilakukan dalam analisis sistem harus dapat menjawab pertanyaan umum, sbb:
1.  Sistem baru apakah yang akan dibangun? atau
2.  Sistem apakah yang akan ditambahkan atau dimodifikasi pada sistem lama yang sudah ada?
Untuk itu secara detail harus dijawab pertanyaan-pertanyaan:
1.  Informasi apakah yang dibutuhkan?
2.  Oleh siapa?
3.  Kapan?
4.  Dimana?
5.  Dalam bentuk apa?
6.  Bagaimana cara memperolehnya?
7.  Dari mana asalnya?
8.  Bagaimana cara mengumpulkannya?

Proposal mengadakan analisis sistem ; Berisi:
1.  Definisi yang jelas dan konsisten tentang alasan untuk analisis
2.  Definisi batasan analisis yang akan dilakukan
3.  Identifikasi fakta yang akan dikumpulkan dan dipelajari selama analisis
4.  Identifikasi sumber dimana fakta dapat diperoleh
5.  Uraian tujuan dan kendala yang mungkin dalam analisis
6.  Proyeksi kemungkinan masalah yang akan terjadi selama analisis
7.  Jadwal tentatif analisis

Sumber-sumber fakta yang dapat dipelajari untuk analisis sistem:
1.  Sistem yang ada
2.  Sumber internal lain: orang, dokumen, dan hubungan antara orang-organisasi atau fungsi ada
3.  Sumber External: interface dengan sistem lain, seminar, vendor, jurnal, textbook dan informasi atau ilmu lain yang berada diluar sistem

Kerangka Analisis:
1.  Analisis terhadap level pembuat keputusan (manajemen organisasi): menganalisa organisasi, fungsi dan informasi yang dibutuhkan beserta informasi yang dihasilkan.
2.  Analisis terhadap flow informasi: mengidentifikasi informasi apa yang diperlukan, siapa yang memerlukan, dari mana asalnya.
3.  Analisis terhadap input dan output.
Dalam analisis ini digunakan teknik dan alat bantu, a.l: interview, questionaire, observation, sampling and document gathering, charting (organisasi, flow, dfd, ER, OO, dll), decision table and matric

Katagori aspek kelayakan:
1.  Kelayakan teknis: kelayakan perangkat keras dan perangkat lunak.
2.  Kelayakan ekonomi: apakah ada keuntungan atau kerugian, efisiensi biasa operasional organisasi.
3.  Kelayakan operasi: berhubungan dengan prosedur operasi dan orang yang menjalankan organisasi
4.  Kelayakan jadwal: dapat menggunakan model-model penjadwalan seperti PERT dan GANTT CHART. Apakah jadwal pengembangan layak atau tidak.

Hasil akhir analisis sistem (keputusan):
1.  Hentikan pekerjaan, karena proposal tidak layak.
2.  Tunggu beberapa saat, karena masih ada pertimbangan lain.
3.  Modifikasi, manajemen memutuskan untuk memodifikasi prososal dengan subsistem lain.
4.  Proses dengan syarat, ada persyaratan kelayakan.
5.  Proses tanpa syarat, semua syarat terpenuhi. Proposal diterima dan proses dilanjutkan ke desain awal.

Siklus pengembangan sistem menurut J.F.Kelly :
1.  Penelitian sistem
a.  Definisi ruang lingkup.
b.  Studi penelitian
2.  Analisis dan desain sistem
a.  Studi penelitian
b.  Pengumpulan data dan analisis
c.  Desain sistem
d.  Rencana implementasi
3.  Pengembangan sistem
a.  Pengembangan
b.  Pengetesan
c.  Pengoperasian
d.  Perawatan

Siklus pengembangan sistem menurut Martin L dan Thomas Harrel ;
1.  Konsepsi sistem
2.  Analisis pendahuluan
a.  Pendefinisan masalah pendahuluan
b.  Investigasi
c.  Persiapan usulan sistem
3.  Desain sistem
a.  Analisis terinci
b.  Mendesain keputusan
c.  Mendesain sasaran
d.  Rancang bangun sistem
4.  Pemrograman
a.  Memecahkan kembali rancang bangun
b.  Mengembangkan bagan alir secara garis besar
c.  Menulis instruksi program
d.  Merakit program
e.  Mempersiapkan data untuk tes
f.  Melakukan pengetesan
g.  Mengecek hasil
h.  Mendiagnosa kesalahan
i.  Membetulkan program
j.  Memulai pengetesan sistem
5.  Dokumentasi
6.  Instalasi sistem
7.  Operasi sistem

PERANCANGAN SISTEM
Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what? Sedangkan desain digunakan untuk menjawab pertanyaan how? Desain berkonsentrasi pada bagaimana system dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis.

Elemen-elemen pengetahuan yang berhubungan dengan proses desain:
1.  Sumber daya organisasi: bertumpu pada 5 unsur organisasi, yaitu: man, machines, material, money dan methods.
2.  Informasi kebutuhan dari pemakai: informasi yang diperoleh dari pemakai selama fase analisis sistem.
3.  Kebutuhan sistem: hasil dari analisis sistem.
4.  Metode pemrosesan data, apakah: manual, elektromechanical, puched card, atau computer base.
5.  Operasi data. Ada beberapa operasi dasar data, a.l: capture, classify, arrange, summarize, calculate, store, retrieve, reproduce dan disseminate.
6.  Alat bantu desain, seperti: dfd, dcd, dd, decision table dll.

Langkah dasar dalam proses desain:
1.  Mendefinisikan tujuan sistem (defining system goal), tidak hanya berdasarkan informasi pemakai, akan tetapi juga berupa telaah dari abstraksi dan karakteristik keseluruhan kebutuhan informasi sistem.
2.  Membangun sebuah model konseptual (develop a conceptual model), berupa gambaran sistem secara keseluruhan yang menggambarkan satuan fungsional sebagai unit sistem.

3.  Menerapkan kendala2 organisasi (applying organizational contraints). Menerapkan kendala-kendala sistem untuk memperoleh sistem yang paling optimal. Elemen organisasi merupakan kendala, sedangkan fungsi-fungsi yang harus dioptimalkan adalah:
performance, reliability, cost, instalation schedule, maintenability, flexibility, grouwth potensial, life expectancy.
Model untuk sistem optimal dapat digambarkan sebagai sebuah model yang mengandung: kebutuhan sistem dan sumber daya organisasi sebagai input; faktor bobot terdiri atas fungsi-fungsi optimal di atas; dan total nilai yang
harus dioptimalkan dari faktor bobot tersebut.
4.  Mendefinisikan aktifitas pemrosesan data (defining data processing activities). Pendefinisian ini dapat dilakukan dengan pendekatan input-proses-output.
5.  Menyiapkan proposal sistem desain. Proposal ini diperlukan untuk manajemen apakah proses selanjutnya layak untuk dilanjutkan atau tidak.

Prinsip Dasar Desain
Ada 2 prinsip dasar desain, antara lain:
1.  Desain sistem monolitik. Ditekankan pada integrasi sistem. Resource mana yang bisa diintegrasikan untuk memperoleh sistem yang efektif terutama dalam cost.
2.  Desain sistem modular. Ditekankan pada pemecahan fungsi-fungsi yang memiliki idependensi rendah menjadi modul-modul (subsistem fungsional) yang terpisah sehingga memudahkan kita untuk berkonsentrasi mendesain per modul. Sebuah sistem informasi dapat dipecah menjadi 7 subsistem fungsional, a.l: data collection, data processing, file update, data storage, data retrival, information report dan data processing controls.

Pada prinsipnya aktivitas pendesainan sistem secara terstruktur melingkupi :

  1. Survey ; berfungsi untuk mengetahui kebutuhan  pemakai, kesalahan-kesalahan dalam sistem lama, menetapkan tujuan perancangan, mengajukan usulan otomasi sistem yang layak dan dapat diterima, dan menyiapkan laporan survey yang berisi tentang segala sesuatu, pada poin di atas.
  2. Analisa sistem ; menggabungkan laporan survey dan kebijakan pemakai menjadi spesifikasi yang terstruktur dengan menggunakan permodelan.
  3. Desain ; mengimplementasikan model yang diinginkan pemakai.
  4. Implementasi ; merepresentasikan hasil desain ke dalam pemograman.
  5. Uji coba desain ; menguji coba seluruh spesifikasi terstruktur.
  6. Testing akhir ; menguji sistem secara keseluruhan.
  7. Deskripsi prosedur ; pembuatan laporan teknis tertulis seperti petunjuk pemakaian dan pengoperasian.
  8. Konversi database ; mengkonversi data, soalnya kata  data sudah berarti jamak pada sistem sebelumnya.
  9. Instalasi ; aspek terakhir yang mesti dilakukan mencakup, serah terima manual, perangkat keras dan pelatihan pemakaian.
About these ads